Olifantenpaadjes in een organisatie

21 september 2015
Leestijd: 3 minuten

Deel op LinkedIn

Olifantenpaadjes

Het is een duivels dilemma voor technische managers: olifantenpaadjes. Staat uw bedrijf er ook bol van?

Een olifantenpad is een niet-officieel fiets- of wandelpad dat in de loop van de tijd wordt gecreëerd. Meestal ontstaat zo’n pad in een stuk groen om een deel van de officiële route of een hindernis af te snijden. Ook bedrijven kennen zo hun olifantenpaadjes.

Limbopad

Van de Technische Universiteit Eindhoven studeren veel Limburgers. In mijn tijd zaten de meesten daarvan niet op kot. Ze spoorden elke dag van en naar het dorp waar hun familie woonde. Zo ontstond over een groot grasveld een pad dat de meest rechtstreekse verbinding vormde tussen campus en station. Het pad reduceerde de afstand voor onze Limburgse vrienden met ongeveer 250 meter. Bij een nominale studieduur kon door dit olifantenpaadje in totaal zo’n 90 uur lopen worden bespaard. Die uren kon men besteden aan het drinken van extra pinten bij de plaatselijke harmonie in het bronsgroen eikenhout. Of aan de studie. Zodra het pad zichtbaar werd, kreeg deze geul de naam Limbopad. Bij een herontwerp van de campus in 2002 werd het pad officieel gemaakt, en geplaveid. Het kreeg toen ook een échte straatnaam: Limbopad.

Een duivels dilemma

Technische managers kampen met een duivels dilemma: er zijn afspraken, procedures en handboeken. Hierin is vastgelegd hoe de bedrijfsprocessen moeten verlopen en wie wat doet en wanneer. Er is een theoretisch model van de werkelijkheid, vaak gecertificeerd door externe deskundigen. Informatiesystemen dwingen de medewerkers te handelen volgens een bedacht model, maar controle blijft lastig. Inmiddels beschikken veel bedrijven over miljarden gegevens, opgeslagen in databases, waaruit we wellicht kunnen afleiden of de echte werkelijkheid overeenkomt met de bedachte werkelijkheid.

Ik heb veel audits uitgevoerd. Een van de puzzels was dan het in kaart brengen hoe processen verliepen. Uiteraard waren er handboeken, en procedures, vastgelegd in proces-stroomschema’s. De werkelijkheid bleek weerbarstiger. Een wirwar van werkwijzen die, afgebeeld in processchema’s, al snel het beeld opriepen van een uitbundig Italiaans feest met veel spaghetti. Uiteindelijk werd ten einde raad vaak gekozen om nieuwe werkwijzen te ontwerpen. Met de hoop dat medewerkers zo verstandig zouden zijn die voortaan wél strikt te volgen.

Ze staan er bol van...

Organisaties staan bol van de olifantenpaadjes. We kunnen er drones boven laten vliegen. Die zullen ons die paadjes niet openbaren. Ze zijn te diep in de organisatie verborgen. Maar er zijn nieuwe, passender ontwikkelingen. Met process mining kunnen processen in kaart worden gebracht, op basis van gegevens uit onze databases. We zien bottlenecks, bijvoorbeeld medewerkers die het zo druk hebben dat zij voor vertraging zorgen in het afhandelen van werk. Of autorisatiestappen die voor oponthoud zorgen. Maar ook medewerkers die activiteiten uitvoeren die zij niet zouden mogen uitvoeren of beslissingen nemen die zij niet mogen nemen en stappen die worden overgeslagen. Dit allemaal tegen de afspraken in. Dat zijn de olifantenpaadjes. Sommigen om effectiviteit en efficiency te bevorderen. Sommigen gevaarlijk voor de organisatie

Door process mining is er voor managers een instrumentarium beschikbaar gekomen waarmee ontdekt kan worden hoe processen in werkelijkheid verlopen, waarmee conformiteit kan worden gecontroleerd en vooral: waarmee verbetermogelijkheden kunnen worden geïdentificeerd. U gaat er nog veel over horen. Totdat u aan process mining gaat doen kunt u misschien uw medewerkers eens vragen naar de olifantenpaadjes in uw organisatie en naar het waarom ervan.

Bron: Oorspronkelijke uitgave in Maintenance Magazine, MEI 2015 en als column op Engineeringnet.nl

Ook een cursus in Onderhoudsmanagement?

Voelt u ook de constante druk op kostenreductie en productiviteitsverhoging van uw technische systemen? Wilt u meer weten van Asset Management? De cursus Onderhoudsmanagement van technische systemen helpt u het onderhoudssysteem zodanig efficiënt in te richten dat de gevraagde productiviteit tegen minimale kosten wordt gerealiseerd.

Bekijk de cursus hier

Over de schrijver

Erik Rensen

Vakdocent Onderhoudsmanagement | Mikrocentrum

Nieuws

Nieuws 190

Olifantenpaadjes